Cómo emprender, innovar y desarrollar tu organización

Pareciera que emprender (especialmente en esta era de innovación) es completamente lo contrario de ser organizado o productivo. ¿Quién tiene tiempo para organizar y planificar cuando hay tantas cosas que atender? 

Creo que el mejor consejo de gran valor que te puedo dar hoy es que mientras más temprano trabajes en la organización de tu negocio, menos dolores de cabeza tendrás. 

La organización implica: tener una estrategia y planificación definida, no tiene que ser perfecta pero si tiene que tener claro el porque de tu negocio. También es importante ir ordenando y desarrollando los procesos críticos e indicadores de tu empresa para saber si vas por el rumbo correcto o qué necesitas afinar. Y claro, ser efectivo al momento de ejecutar es el disparador que lleva tus proyectos a la velocidad de la luz. 

Con cada etapa de tu negocio, esta planificación ira adaptándose, alguna dejara de ser útil y tendrás que plantear nuevas soluciones. A medida que tu empresa crece, también sus necesidades de organización.

Innovar no solo quiere decir inventar algo nuevo o que nunca nadie ha escuchado que existe, innovar también esta relacionado con tus procesos, con las mejoras, cambios mayores y positivos que implementas en tu negocio y en tu vida.

En este artículo te propongo algo muy loco… ¿y si nos olvidamos de que existen las redes sociales, las campañas en facebook y las ventas por whatsapp por un momento y pensamos en algo más de fondo como la organización de tu empresa o proyecto?

Si sientes que estas desorganizado y que no tienes cura, necesitas prestar mucha atención. Incluso los emprendedores que ponen énfasis en su organización tienen días y semanas de caos y locura. 

Enfatizo el “días y semanas de caos y locura”, ellos no se mantienen en caos y locura. Simplemente, vivimos en un mundo imperfecto donde las cosas no salen como las planeamos y cuando surge un imprevisto hay que atenderlo y salirse un poco del plan. Esta bien equivocarse.

Ahora si tu emprendimiento gira en torno al caos y la locura y no has encontrado cómo solucionarlo en algún momento vas a caducar, tu empresa se hundirá en urgencias o tu equipo de trabajo terminará quemado y tendrás que contratar personal cada 6 meses. 

Si este es el caso, no te angusties, todo tiene solución. El tema de la organización es un trabajo en progreso, es algo que aprendes, pruebas, adaptas y vas modificando según las diferentes etapas de tu negocio. Una mejora continua. 

Para que no te sientas tan mal déjame,  yo tampoco tengo un sistema a prueba de balas. Si por alguna razón fallo en planificar mi semana y no destino el tiempo para sentarme y clarificar mis ideas, lo más seguro es que se disparen las horas que dedico a Facebook, probar diferentes colores en un botón de mi página web, que empiece a contemplar una idea de negocio alejada de mi core business o que se me pase por completo un pago importante en un día específico. A todos nos pasa. 

Es fácil caerse del caballo como dice David Allen (incluso a él le ha pasado) y perder toda la tracción que traes. Lo importante es no dejar pasar tanto tiempo y regresar a tu planificación y hábitos productivos. 

Lo sé porque me ha pasado… varias veces. Especialmente en el último año que tuve épocas en las que enfermé, algunas de mis promociones no tuvieron el éxito que esperaba y mis energías estaban por los suelos. 

Tratar de ser productivo cuando estas desmotivado, ansioso, enfermo o sin energía es difícil. Es más fácil hacer tareas de relleno (como revisar el correo constantemente, leer artículos en internet o publicar en las redes sin ninguna estrategia). Puedes tener la ilusión de estar ocupado pero en realidad no le das atención a las actividades más importantes. Y lo peor es no ves resultados concretos.

Porque es tan difícil ser organizado

En realidad ser organizado no es lo complicado. Lo complicado es tomar las decisiones que vienen antes de organizarte. Por ejemplo: Decidir un día o días en los que vas a parar todo lo que estas haciendo y trabajar en planificar y ordenar. Sé lo que estás pensando… ¿dejar de contestarle a mis clientes? ¿qué hay de las cotizaciones que tengo pendientes? ¿y los proyectos que tengo que entregar? ¿y los whatsapps que me llegan constantemente? ¡No puedo, no tengo tiempo!

También tienes que decidir que es lo más importante y prioritario, dejar de pensar en el momento inmediato, proyectarte ¿de todas las cosas que tienes pendientes cuales realmente contribuyen a mi visión a largo plazo?

¿Qué tareas, pendientes, personas, compromisos y hábitos me alejan de mis prioridades? Tienes que decidir hacer una limpieza general y desechar lo que no te sirve. 

¿Qué sistema vos a utilizar para mantener organizada tu empresa y en marcha? ¿Qué rutinas vas a integrar?

Bien, no te sientas bloqueado o abrumado con tanta pregunta, veamos un punto a la vez. 

Cómo emprender, innovar y ser organizado

Por dónde empezar

Todo empieza con una decisión. Esta en tus manos si tomas las riendas de tu negocio como un emprendedor formal y comprometido o si te lanzas al agua a ver que pasa y luego vas resolviendo los errores en el camino. 

La segunda opción es la más dolorosa pues pierdes tiempo, dinero y oportunidades. Conozco emprendedores que han dejado pasar oportunidades de grandes negocios a causa de la desorganización. Otros, cuando toca pagar planilla es que se dan cuenta que nunca mandaron a cobrar una factura. Y otros, han disuelto la relación con socios por falta de comunicación y tener una visión en común. 

Empieza por aceptar que necesitas ayuda y que la organización te traerá un nuevo nivel a tu empresa, te dará seguridad y tendrás un mejor futuro. 

Tomar decisiones y actuar es mejor que dejarte llevar

No todas las oportunidades que tocan a tu puerta serán las que te den los mejores resultados.  Cuando empiezas un negocio la sed de trabajar, triunfar y sobresalir es enorme al igual que los  sueños.

Cuando arrancas y ya llevas meses o incluso los primeros años te das cuenta que no es así de simple como abrir un chorro y que todo fluya. Con la llegada de proyectos, empiezan las necesidades de organización, procesos y logística. 

Es de suma importancia identificar desde tus primeros proyectos cual es el flujo de trabajo de las diferentes operaciones, documentarlas y optimizarlas con el tiempo. Aunque sea un proceso de 3 pasos puede ser un proceso crítico que te ayude cerrar los negocios más rápido y fácil.

Una frase que me gusta mucho es: “Si tu no tomas una decisión, alguien más lo hará por ti.” Esto es muy cierto cuando empiezas a trabajar con otras personas, quizá tienes tu forma de llevar tus procesos y solo tu entiendes porqué unas veces se llena un formulario y otras veces es suficiente un correo… 

Cuando empiezas a trabajar con colaboradores, si tu no les das la guía necesaria cada persona tomara la ruta que le parezca más práctica y lo más probable es que no tenga nada que ver con la manera en que tu lo haces.

Necesitas llevar un orden para enseñarle a tus colaboradores cual es la forma de trabajar estándar en tu empresa. Tratar de unificar los procesos y procedimientos después es mucho más difícil pues a la mayoría de personas no les gusta el cambio. 

¿Y que decir de la información? Uff!! La cantidad de correos, documentos y formularios que pasan por nuestras manos es grandísima. ¿Cómo vas a manejar toda esa información? ¿Cómo te aseguras que tus clientes siempre estén bien atendidos y que todos sus requerimientos o cambios se ejecuten?

¿Como archivas, clasificas y documentas la información importante de tu empresa? ¿Esta regada en tu computadora, en la computadora de tus vendedores, en un servidor, USBs, en folders en tu escritorio, en tu correo o en notas que tomas a mano por aquí o por allá?

Cada día que pasa, recibes más información. Encontrar la organización ideal se vuelve cada vez más necesario. 

¿Entonces como tomas las decisiones correctas que te ayuden a ser organizado y productivo desde el principio?

Tus más grandes prioridades y cómo identificarlas

Lo mejor es tener un plan de negocio o un plan estratégico desde el inicio. Si, lo más probable es que no sabes exactamente lo que estás haciendo. No te preocupes, nadie sabe lo que está haciendo al principio (y cuando hay nuevas etapas, tampoco lo sabes aunque ya tengas la experiencia). 

Lo que si tienes que tener claro es: tu visión, que necesidad concreta resuelves y quienes son tus posibles clientes.

Te voy a dejar un ejercicio, toma papel y lápiz, abre un word o un programa de notas (como Evernote). Dibuja 3 columnas. En la primera escribe todas las tareas que haces todos los días. Luego marca en las siguientes columnas a que área de tu negocio pertenece esa tarea y en la tercera columna si esa tarea te genera ingresos o posibles nuevos negocios, si es una tarea de mantenimiento o si todo lo contrario solo inviertes ya sea tiempo o dinero pero no genera retorno. 

Tus más grandes prioridades serán las actividades que tengan impacto positivo en tu estado de resultados, esto quiere decir: generar nuevos clientes, generar nuevos proyectos, optimizar tus recursos, bajar costos o agilizar tus procesos. 

Desarrolla rutinas de trabajo

Cuando tienes identificadas cuales son tus prioridades, necesitas desarrollar rutinas que te permitan darle el tiempo apropiado a cada prioridad. 

Te darás cuenta que en todas las áreas puedes hacer actividades que tienen impacto directo o indirecto en tus ingresos, así como actividades rutinarias y administrativas que sirven de mantenimiento. Las actividades que representan gasto trata de minimizarlas, delegarlas a otra persona o automatizarlas. 

Las rutinas te permitirán darle atención a las diferentes responsabilidades que tengas y si tienes un equipo de trabajo les estarás dando el mejor ejemplo de cómo ser efectivo en el trabajo. 

Por ejemplo, yo divido mis días en bloques grandes en los cuales atiendo las diferentes áreas de mi empresa: Ventas, Marketing, Contenido, Programas y Administrativo/Financiero. 

Algo que me ha funcionado muy bien es salir de lo más aburrido o lo que menos me gusta como pagos, reportes y algunos correos administrativos a primera hora los lunes, así no lo dejo para “después” ya que “después" nunca llega. De esta manera me aseguro que tengo en mente mis indicadores clave, cobros/pagos en el calendario o en proceso y que cuento con el resto de la semana para dedicarlo a lo que más me gusta.

En esos bloques de tiempo, trabaja siempre en las actividades que impactan en tus ingresos. Bloquea el tiempo para innovar en tus productos, servicios, tu estrategia de ventas y también es muy importante que no dejes fuera tus procesos y sistemas. No se trata de dedicar tiempo a conseguir más ventas, se trata de intencionalmente, bloquear tiempo para analizar mis procesos, investigar que más existe afuera y cómo puedo agilizar mi proceso de ventas.

Una empresa es como un reloj suizo, cada engranaje tiene una función primordial y debe moverse en el momento indicado. Si dedicas tiempo a innovar dentro de tu empresa, desde tener procesos y sistemas eficientes, asegurarte que la información de tu empresa esté disponible y organizada para tomar decisiones, tener las personas adecuadas y capacitadas en cada puesto de trabajo y aprender técnicas para ser más productivos en el trabajo tu empresa podrá vencer cualquier obstáculo que se ponga en el camino y elevarse por encima de tu competencia.