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Ladrones de TIEMPO

“Ojalá el día tuviera más de 24 horas, tengo tanto qué hacer y tan poco tiempo para realizarlo.”

“El tiempo no me alcanza para atenderlo todo.”

“Ya no tengo tiempo libre.”

Si te sientes identificado con alguna de las frases anteriores es porque existe una gran oportunidad para mejorar la administración de tu tiempo, tanto productivo como ocioso. Nuestro tiempo es el recurso más escaso y a la vez, el más valioso de todos. Los frutos de un minuto bien invertido pueden ser numerosos pero un minuto perdido, jamás podrá ser recuperado.

Comúnmente aceptamos un alto número de interrupciones, reuniones imprevistas y llamadas interminables y poco productivas en nuestra agenda diaria, sin embargo, estos “Ladrones de Tiempo” tarde o temprano nos trasladan una factura en forma de estrés, baja productividad, resultados pobres, agotamiento físico y mental e incluso mal humor. Para evitarlo, te brindo cinco consejos que te permitirán ser cada vez más eficiente en tu trabajo y a la vez, te permitirán atender tus tareas con una excelente actitud:

1 – Planifica y Prioriza

Realiza una lista de las tareas/actividades pendientes de realizar y clasifícalas según su nivel de urgencia e importancia. No te agotes atendiendo únicamente urgentes y descuidando temas importantes, al contrario, busca el máximo rendimiento de tu tiempo combinando las actividades según 1) la rapidez con la que debes resolverlas 2) el impacto positivo que generará atenderlas y 3) las consecuencias negativas que podrían derivar el postergar prestar atención inmediata a ellas.

2 – Delega y mantén una comunicación abierta

En un principio, es difícil delegar; sin embargo, la clave consiste en establecer expectativas claras con tu equipo de trabajo, monitorear los avances en cada una de las etapas de los proyectos y sobretodo, construir confianza con cada uno de los miembros del equipo. Delegar es más que transferir responsabilidad y control en asignaciones específicas; al hacerlo, reconoces que tu equipo es lo suficientemente capaz para responder en nombre del negocio. Durante este proceso, no olvides proveer retroalimentación y valorar la opinión y contribución de cada miembro. Reconoce lo que se realizó bien e identifica en qué áreas es posible mejorar. Al manejar esta dinámica adecuadamente, notarás que la motivación de tu equipo incrementará considerablemente.  

3 – Capacítate constantemente

Mantente siempre actualizado. No tengas miedo de adoptar nuevas técnicas que podrían permitirte completar tus tareas en un menor tiempo y sobretodo, con mejores resultados.

4 – No te desanimes cuando las cosas no salen bien

Tu campo de control es limitado. Entrega lo mejor de ti y motiva a que tus compañeros y/o colaboradores también lo hagan. La alegría, la actitud positiva y el espíritu de trabajo son contagiosos. Predica con el ejemplo y no te desanimes por contrariedades o situaciones poco relevantes. Ten un Plan B en todo momento.

5 – Organiza tu ambiente de trabajo

Organiza tu lugar de trabajo de modo que te sea fácil acceder a los recursos necesarios para completar cada una de tus labores. No olvides tener un directorio telefónico de jefes, colaboradores, clientes y proveedores. Si te es más fácil trabajar con colores, hazlo, lo importante es que encuentres un estilo de trabajo con el que te sientas cómodo y sobretodo, con el cual puedas incrementar tu productividad. No adoptes ningún estilo que no se adecúe a tu personalidad.

No permitas que los “Ladrones de Tiempo” (reuniones, problemas e imprevistos sin importancia) te hagan perder el enfoque, concentración y motivación en tu trabajo. Busca la mejora continua y mantén siempre una actitud positiva.